„Niemand weiß, wo ein Vorgang gerade steht.“
So helfen wirJeder Vorgang hat einen Status. Alle Beteiligten sehen, was erledigt ist, was fehlt und wer als Nächstes dran ist.
Status für alleProzesse digitalisieren, Schritt für Schritt.
Wir holen einen Ablauf nach dem anderen aus Excel, E-Mail und Papier in ein System mit Status, Freigaben und Auswertung. Ihr Team sieht jederzeit, wo ein Vorgang steht und wer als Nächstes dran ist.
Im Einsatz bei Gault&Millau, der AK Kärnten und Wenatex.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Drei Sätze, die wir über gewachsene Abläufe hören.
Am teuersten ist oft der Ablauf, den niemand ganz überblickt, weil er auf Listen, Postfächer und Papier verteilt ist.
„Wir tippen dieselben Daten mehrfach ab.“
So helfen wirJede Angabe wird nur einmal erfasst und steht im nächsten Schritt automatisch bereit, bis hin zum Export für Druck, Buchhaltung oder Berichte.
Auswertung und Export„Das Wissen steckt im Kopf einer Person.“
So helfen wirRegeln und Zuständigkeiten stehen im System statt im Postfach. Der Ablauf hängt nicht mehr an einzelnen Personen.
Übergaben und FreigabenLeistungsumfang
Was sich an einem Ablauf digitalisieren lässt.
Vom ersten Formular bis zur Auswertung, jeweils mit einem Beispiel aus unseren Projekten.
Aufnahme des heutigen Ablaufs
Wir sehen uns an, wie der Ablauf heute läuft: Formulare, Listen, E-Mails und Sonderfälle. Daraus entsteht ein Modell, das Ihr Team wiedererkennt.
Typisch fürListen, Postfächer und Formulare, die über Jahre gewachsen sind
Erfassung und Anträge
Formulare im Browser oder in der App ersetzen Papier und Excel-Listen. Pflichtfelder und Prüfregeln verhindern Rückfragen.
ReferenzAK Akademie: Kursbuchung mit Warteliste und Storno im Bildungspass
Übergaben und Freigaben
Für jeden Schritt ist eine Rolle zuständig. Freigaben laufen im System, mit automatischer Benachrichtigung statt Nachfragen per E-Mail.
ReferenzGault&Millau: Testerzuteilung und Testauswertung in einer Datenbank
Status für alle Beteiligten
Ein Blick zeigt, wo jeder Vorgang steht. Filter und Sammelaktionen helfen, wenn viele Vorgänge gleichzeitig laufen.
ReferenzGateway Ventures: Investment-Prozess mit LOI-Unterschrift und gemeinsamen Beschlüssen
Auswertung und Export
Die Zahlen sind tagesaktuell da, statt am Monatsende zusammengesucht zu werden. Exporte liefern die Daten für Druck, Buchhaltung oder Berichte.
ReferenzGault&Millau: gedruckter Guide aus denselben Testdaten
Mobil und beim Kunden
Ihr Team berät, füllt Formulare aus und holt Unterschriften direkt vor Ort ein, auf Tablet oder Smartphone und bei Bedarf ohne Netz.
ReferenzWenatex: Beratung bis zum Kaufabschluss am Sales-Tablet
Kundenstimmen
Was unsere Auftraggeber über die Zusammenarbeit sagen.
Venture Capital · Dashboard„Über das Investment-Dashboard, das bitcraft für uns entwickelt und laufend weiterentwickelt, wurden bereits über 32 Millionen Euro investiert, mit mehr als 7.000 Investoren und Gründern in über 50 Netzwerken. bitcraft liefert Technologie, auf die man sich verlassen kann.“
Markus Kainz
Geschäftsführer, Gateway Ventures
Handel · Plattform„Mit bitcraft haben wir wenatex.com zu einer Plattform gemacht, die alle unsere Länder und Sprachen unter einem Dach vereint. Das Team versteht Technik und Marketing gleichermaßen, denkt proaktiv mit und setzt unsere Anforderungen schnell und verlässlich um. Besonders schätzen wir die kurzen Reaktionszeiten sowie die professionelle und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Genau so stellen wir uns einen starken Partner für eine internationale Marke vor.“
Robert Adelsburg
Leitung Marketing, Wenatex
Lernplattform · Website„Wir sind selbst ein Softwareunternehmen und hätten unsere Website intern bauen können. Wir haben sie bitcraft gegeben, damit unser Team an der Lernplattform bleibt. Das Ergebnis: zweisprachig, schnell, ausfallsicher – und in Google wie in der KI-Suche gefunden. Technisch auf dem Niveau, das wir von uns selbst erwarten.“
DI Alexander Schmid
Geschäftsführer, courseticket
Fintech · CMS„Eine zuvorkommende, offene Kommunikation sowie die überaus rasche Realisierung des Projektes bei Gewährleistung höchster Standards und Sicherheitsaspekte prägten die Zusammenarbeit mit bitcraft. Aus meiner Sicht absolut empfehlenswert!“
Michael Pötscher
CMO, Bitpanda
Bildung · Lernplattform„Neben ihrem umfangreichen Know-how schätzen wir besonders die unkomplizierte Kommunikation und ihre Fähigkeit, schnell auf Änderungen zu reagieren.“
TW
Thomas Weiher, MSc
Projektleiter, AK Kärnten
Handel · Web und Apps„bitcraft ist ein starker Partner für Web- und Mobile-App-Projekte. Das Team erfasst Anforderungen zügig, liefert stets pünktlich in höchster Qualität und denkt strategisch mit, auch über das ursprüngliche Briefing hinaus.“
Patrick Dainese
Geschäftsführer und Gründer, marktguru Deutschland & Österreich
Entscheidungshilfe
Mit welchem Ablauf anfangen?
Nicht jeder Ablauf braucht neue Software. Diese Beobachtungen helfen bei der Einordnung, bevor Sie ein Projekt starten.
| Wenn Sie das beobachten … | ist das der passende nächste Schritt |
|---|---|
| Eine Excel-Liste ist über Jahre zum System geworden. | Die Liste als Datenmodell übernehmen und schrittweise in eine Anwendung mit Rollen und Status überführen. |
| Viele Ausnahmen und Freigaben laufen per E-Mail. | Den Ablauf gemeinsam modellieren und in einer Anwendung mit klarer Zuständigkeit abbilden. |
| Daten werden zwischen zwei Systemen kopiert, die beide funktionieren. | Eine Schnittstelle bauen und festlegen, welches System die Daten führt. |
| Die Arbeit folgt stabilen, eindeutigen Regeln. | Die Regeln automatisieren und nur die Ausnahmen an eine Person geben. |
| Texte oder Dokumente sind der Engpass. | KI-Unterstützung an echten Beispielen testen, mit einem Freigabeschritt. |
| Standardsoftware deckt den Ablauf fast vollständig ab. | Die Standardsoftware nutzen und nur die Lücke ergänzen. Das sagen wir Ihnen auch so. |
Den größten Nutzen bringt meist ein Ablauf, der oft vorkommt, viele Beteiligte hat und heute die meisten Rückfragen erzeugt. Mit ihm fangen wir an.
Erstgespräch vereinbarenSo arbeiten wir
Ein Ablauf nach dem anderen.
Sie wissen jederzeit, was fertig ist, was es kostet und welcher Ablauf als Nächstes kommt.
01
Ablauf aufnehmen
Auf ein 30-minütiges Erstgespräch folgt eine Discovery zum Festpreis. Gemeinsam mit den Menschen, die täglich mit dem Ablauf arbeiten, sehen wir uns Formulare, Listen, Übergaben und Sonderfälle an. Sie erhalten ein Zielbild und einen verbindlichen Preis.
Ihre EntscheidungsgrundlageIst-Ablauf · Zielbild · Festpreis
02
Ersten Ablauf umsetzen
Wir bauen den Ablauf als Anwendung und testen ihn früh mit Ihrem Team. Bestehende Daten aus Excel oder Altsystemen übernehmen wir, danach schulen wir alle Beteiligten.
Früh erleben und mitgestaltenAnwendung · Datenübernahme · Schulung
03
Betreiben und ausbauen
Nach dem Start übernehmen wir Betrieb und Weiterentwicklung. Der nächste Ablauf baut auf den Rollen, Daten und Oberflächen auf, die Ihr Team schon kennt.
Schritt für Schritt wachsenBetrieb · nächster Ablauf
Passt dazu
Rund um digitale Abläufe.
Ein digitaler Ablauf braucht eine Anwendung, Schnittstellen und manchmal KI.
Leistung · Business-Applikationen & Web-Plattformen
Fachanwendungen, Portale und Schnittstellen zu Ihren Systemen
Leistung · KI-Agenten & Automatisierung
KI-Agenten für Verwaltungsabläufe und Dokumentenerfassung
Leistung · Mobile Apps
Formulare und Abschlüsse beim Kunden, auch ohne Netz
Leistung · Betrieb, Wartung & Support
Betrieb und Weiterentwicklung nach dem Start
Häufige Fragen
Antworten zu Kosten, Systemen und Team.
Die Fragen, die Geschäftsführung und Fachbereiche stellen, bevor ein Ablauf digital wird.
Das hängt vom Ablauf ab: von der Zahl der Schritte und Rollen, von Schnittstellen, Datenübernahme und Betrieb. Nach der Discovery erhalten Sie ein Angebot mit Festpreis oder einem vereinbarten Sprint-Budget, bevor die Umsetzung beginnt.
Unser VorgehenMit einem Ablauf, der oft vorkommt, viele Beteiligte hat und heute die meisten Rückfragen erzeugt. Er zeigt am deutlichsten, ob sich die Digitalisierung lohnt, und liefert Bausteine für die nächsten Abläufe.
Beobachtungen und nächste SchritteMeist nicht. Der neue Ablauf wird über Schnittstellen an vorhandene Systeme angebunden. Ist die Ablösung eines Altsystems die bessere Entscheidung, übernehmen wir die Daten und planen die Umstellung mit Ihnen.
Bestehende SystemeWir übernehmen die Daten in die neue Anwendung. Wo Excel weiter gebraucht wird, etwa für Berichte, liefert die Anwendung einen Export in einem festen Format.
Die Menschen, die täglich mit dem Ablauf arbeiten, reden von Anfang an mit: bei der Aufnahme, beim Testen und bei der Schulung.
Nein, und das sagen wir vorher. Manche Schritte brauchen weiterhin eine Person, etwa die letzte Prüfung vor dem Druck. Das System sorgt dafür, dass sie die richtigen Daten zur richtigen Zeit hat.
Selten am Anfang. Erst kommt ein klarer Ablauf, dann die Automatisierung der Standardfälle. KI hilft dort, wo Texte oder Dokumente der Engpass sind.
KI-Agenten & AutomatisierungJa. Formulare und Freigaben funktionieren im Browser, auf dem Tablet oder in einer App, bei Bedarf auch ohne Netz, wie beim Sales-Tablet von Wenatex.
Mobile AppsDer nächste Schritt
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Schildern Sie uns einen Ablauf, der heute über Excel, E-Mail oder Papier läuft. Wir sagen Ihnen, wie er in einem System aussehen kann und womit Sie anfangen.
Kostenloses Erstgespräch
Sie sprechen 30 Minuten direkt mit unserer Geschäftsführung über Ihr Ziel und Ihre Anforderungen.
Projekt besprechen office@bitcraft.at Antwort innerhalb eines Werktags